Tamara Kajari: Kako jednom zauvijek naučiti postaviti prioritete?

Vještina postavljanja prioriteta temeljna je vještina svake uspješne osobe i nezaobilazna je u sastavljanju i ostvarivanju svakog plana. Imate li problema s organizacijom vremena, listama obveza i općenito stresnom svakodnevicom, provjerite znate li postaviti prioritete.

NEPRIJATELJ ZVAN DISTRAKCIJA

Više nego ikad u povijesti svjedočimo apsurdu do kojeg nas dovodi raspoloživa tehnologija. Umjesto da nam sve više olakšava život, dodatno nam ga komplicira, najviše putem raznih mobilnih uređaja koji su nam istovremeno i velika pomoć i velika smetnja. Tako, idući ukorak s vremenom, sve više podliježemo distrakcijama u obliku stalne izloženosti pozivima, porukama, vijestima i zbivanjima na društvenim mrežama. Mobilni uređaji postali su distrakcija broj jedan u svemu što radimo.

S obzirom na to da je osnovna svrha postavljanja prioriteta zapravo redoslijed obavljanja zadataka prema važnosti, svaka distrakcija automatski utječe i na postavljene prioritete, a time i na našu učinkovitost i raspolaganje vremenom. Mobilni uređaji samo su jedna od mnogih vrsta distrakcija, no bez obzira na to o kakvim se distrakcijama radi, na nama je da ih prepoznamo i kontroliramo.

NEMOJTE SE ZAVARAVATI

Na vrhu vaše pravilno sastavljene dnevne liste nalaze se najvažniji zadaci, dakle, oni koje trebate obaviti na početku dana. No, čak i kada je napisani redoslijed prioriteta pravilan, ljudi su skloni krenuti od najlakših zadataka, uvjereni da tako štede vrijeme, a to nije točno.

Poznato Paretovo pravilo ili princip 80/20 kaže da je samo 20 % dnevnih zadataka ključno jer donosi 80 % rezultata. Drugim riječima, velika većina zadataka na vašoj dnevnoj listi jednostavno nisu najvažniji u danu i tako ih trebate i tretirati.

SAVEZNIK U POSTAVLJANJU PRIORITETA

Jedna od najpoznatijih metoda za učenje postavljanja prioriteta je tzv. “hitno – bitno” princip, najčešće prikazan u obliku matrice, tj. u četiri kvadranta s određenim vrstama aktivnosti. Riječ je o podjeli prema važnosti i hitnosti, uz napomenu kako koju grupu rješavati.

Sve aktivnosti i zadaci koje obavljamo spadaju u jednu od ove četiri grupe:

HITNO/BITNO – bolest, smrt, krizne situacije na poslu, poslovi u posljednji tren – riješite ih odmah, ali kasnije ih analizirajte radi učinkovitijeg djelovanja u budućnosti
HITNO/NIJE BITNO – e-mailovi, većina sastanaka, neki kućanski poslovi, pomoć koju netko od nas traži – hitnost ovih zadataka je posljedica lošeg planiranja i redovito prekidaju one uistinu bitne poslove – nastojite ih izbjeći ili delegirati
BITNO/NIJE HITNO – obitelj, zdravlje, obrazovanje, osobni razvoj, planovi i ciljevi – ovo su najvažnija područja u našim životima, tiču se naših životnih vrijednosti i svega čemu težimo i za što se svakodnevno trudimo – treba ih redovito planirati unaprijed jer je njihov učinak višestruk i dugoročan

NIJE BITNO/NIJE HITNO – beskorisni razgovori, duge pauze, društvene mreže, računalne igrice, TV, besciljno odlaženje u shopping – ovo su ne samo najveći “kradljivci” vašeg vremena nego i najveće prepreke za vaš uspjeh u bilo kojem području. Zato ih eliminirajte ili barem svedite na najmanju moguću mjeru. Iznenadit će vas koliko vremena ćete si osloboditi za druge stvari.

Imajte na umu da uz vještinu postavljanja prioriteta ide i samodisciplina nužna za njihovo obavljanje, a nju ćete pronaći u odgovoru na pitanje svih pitanja – što mi je uistinu važno u životu?

Piše: Tamara Kajari, mag. oec. profesionalna organizatorica za žene, Slagalica organiziranje

Foto: Anete Lusina/Unsplash