Tamara Kajari: Kako organizirati radni prostor i time potaknuti produktivnost?

Vaša produktivnost u poslu ide ruku pod ruku s organizacijom prostora u kojem obavljate posao. Pritom nema neke veće razlike između ureda u koji odlazite svako jutro ili kućnog ureda jer vam je poslovna baza kućna adresa. Sve se svodi na to kako prostor i stvari u njemu utječu na način rada i ostvarene rezultate. U nastavku pročitajte savjete kako jednostavno i učinkovito uvesti optimalan organizacijski sustav za poticajno radno okruženje.

ZAŠTO JE VAŽNO ORGANIZIRATI RADNI PROSTOR
Ured, kućni ured ili tek radni stol u malom stanu, sasvim je svejedno što od toga pokušavate organizirati. Važna je ponajprije namjena tog prostora. To znači da morate organizirati mjesto namijenjeno radu, fokusu i koncentraciji, mjesto za ostvarivanje raznih manje i više zahtjevnih rezultata. No, radi se i o prostoru (barem bi se trebalo raditi) u kojem radite nešto što vas ispunjava i u čemu razvijate svoju kreativnost i ostvarujete svoju svrhu. Drugim riječima, organizacija radnog prostora ne utječe samo na vidljivu urednost nego i na ukupnu radnu atmosferu.

NAJVAŽNIJI RAZLOZI ZAŠTO BISTE SVOJ RADNI KUTAK TREBALI DOBRO ORGANIZIRATI:
* kako biste si omogućili nesmetano obavljanje posla – nema nepotrebnih stvari ni dodatnih distrakcija (hrane, smeća, nepripadajućih tehničkih uređaja ni raznih ukrasnih predmeta)
* kako ne biste tražili potrebne materijale i pribor kad vam zatrebaju – sve je pohranjeno na jednostavan i lako dostupan način, a svaka stvar na radnom stolu, policama i u ladicama ima svoje mjesto.

NAJJEDNOSTAVNIJI NAČIN UVOĐENJA REDA
Svaki prostor, namještaj i bilo kakve stvari u njemu moguće je dovesti u red u samo tri koraka koji zajedno čine vrlo jednostavan proces, znakovitu kraticu RED.

KORACI SU:

R (RAZVRSTATI) – u radnom prostoru većina nereda i neorganiziranosti povezana je s papirima i fasciklima, tehničkim uređajima, no, nažalost, i s raznim predmetima koji nemaju veze s uredskim prostorom (ukrasi, hrana i sl.). Papiri se pritom najbrže množe, stoga ako ih ne odnosite na reciklažu, ne pohranjujete na njihova mjesta ili ta mjesta uopće niste odredili, većina nereda završit će na radnom stolu. Police i ladice također su primamljiva mjesta za nešto “privremeno“ odložiti pa i tamo u kratkom vremenu izgubite kontrolu i pregled. Razvrstavanje je nezaobilazan prvi korak u uvođenju reda jer njime detektirate upravo vrstu i količinu stvari koje su uzrok problema. Zapravo radite inventuru svega što se nalazi u radnom prostoru, a onda razvrstavate po kriterijima poput namjene i ispravnosti.

E (ELIMINIRATI) – kad ste razvrstali postojeće količine i dobili uvid u to što sve zapravo imate, slijedi mnogima najteži korak, a to su prepoznavanje i odvajanje suvišnih stvari. Odvajanje znači i fizičko u smislu iznošenja viškova iz radnog prostora (na pripadajuća mjesta u nekim drugim prostorijama ili u smeće, za prodaju ili donaciju), ali i emocionalno (sami sa sobom morate razriješiti da vam to nešto stvarno nije potrebno).

D (DODIJELITI MJESTO) – zadnji korak važan je za buduće održavanje uvedenog reda. Kako smisao organiziranja nije samo uvođenje optimalnog organizacijskog sustava nego i njegovo uspješno održavanje, uvedeni sustav mora biti jednostavan i vama logičan s obzirom na vaše navike i vrstu posla koji u tom prostoru obavljate. To znači da količinu i vrste stvari koje ste nakon drugog koraka odlučili zadržati sada smještate u prostor na najbolji mogući način. Pritom je važno da vodite računa o tome kakav vam je uobičajeni radni dan, kako obavljate pojedine radne zadatke, što od stvari želite u neposrednoj blizini, a što može biti pohranjeno dalje, više ili dublje.

Ovo je ujedno i trenutak kad se može javiti potreba za nabavkom dodatnog organizacijskog pribora poput registratora, pregrada za ladice ili stolnog stalka za neriješene dokumente. Važno je da takav pribor kupujete tek nakon što ste sa sigurnošću odredili mjesto na koje ćete ga smjestiti, a nemojte zaboraviti niti uzeti potrebne mjere prije kupovine, kao što su dubina i visina police ili ladice.

Ako uspješno, a to znači realno prođete kroz navedene korake, morali biste kao rezultat dobiti pregledniji, praktičniji i ugodniji radni prostor bez ijedne suvišne stvari u njemu.

I NAJMANJE NAVIKE ČINE RAZLIKU
Ni najlogičniji i najpregledniji sustav pohranjivanja neće biti dovoljan ako nemate naviku vraćanja stvari na njihova mjesta. Tu naizgled banalnu naviku nastojite, ako već niste, svakako usvojiti što prije, tj. ostavljajte svoje radno mjesto uredno na kraju svakog radnog dana. Uostalom, to je najmanje što možete učiniti kako biste poštovali vlastiti trud koji ste uložili u organizaciju svog radnog prostora, zar ne?

Savjete o tome kako lakše raditi od kuće u uvjetima karantene potražite ovdje.

Piše: Tamara Kajari, mag. oec., certificirana profesionalna organizatorica i vlasnica tvrtke Slagalica organiziranje
Foto: Alexa Williams, Ella Jardim / Unsplash